(7)文書類の統合

　文書類（文書及び記録）の統合は文書数の削減につながり、システムを簡素化でききます。
これまで、文書類を統合するに当たって、ISO9001とISO14001改訂で若干表現が異なっていたが、ISO9001:2000年とISO14001：2004年の2度の改訂で、文書及び記録の管理の管理方法の要求事項が統一され、かなりやりやすくなった。

もう少し、具体的に見ていくと、ISO9001の要求事項では、文書化された手順は、「文書管理」「記録の管理」「不適合製品の管理」「内部監査」「是正処置」「予防処置」の6箇所で、ISO14001では文書化された手順が「運用管理」の1箇所、文書化が9箇所ある。
しかし、ISO14001の文書化された手順というのはどんなことを指しているかというと、ISO14004にその例が紹介されている。

ISO14004　4.4.6.2 c)　「例えば、指示書、標識、様式、ビデオ、写真などの形式による、手順の文書化」となっていて、必ずしもISO9001の文書システムでいう規定や手順書を指しているわけではなく、標識、写真、記録フォームのようなものも含んでいる。

ですから、システム統合に際して、ISO9001で要求された6つの手順書のＩＳＯ14001との統合及び、それ以外の幾つかの手順書は、業務本位に合体してしまう、或いは規定や手順書を廃止して、標識や記録フォームにすることにより軽いシステムに作りかえることができます。

このような統合はどのように行うかというと、プロセスアプローチに立ち返る。即ち、管理するプロセスを特定し、特定したプロセス単位に最もよい業務手順（必ずしも手順書を作るという意味ではない）を定めるということだろう。

文書の付番体系もプロセスに合わせた方がよい。
例えば、（6）マニュアルの統合（ISO9004モデルの場合）の例での付番体系を以下に示します。

階層レベル　　種類　　　文書番号
　　１次　　　統合マニュアル　ＩQMとする

　　２次　　　規　定　□□
　　　　　　　　　　　 　│└─── 連番(１～9)
　　　 　　　　　　　　　└──── プロセスコード
　　３次　　　要　領　□□Ｗ□□□
　　　　　　　　　　　 　｜｜｜｜｜└ 副番 （1～9）
　　　　　　　　　　　 　│││└┴─ 主番号 （連番：01～99)
　　　　　　　　　　 　　││└──― 要領を表す(Work Instruction)
　　　　　　　　　　 　　│└───― 関連する規定の番号(１～9)
　　　　　　　　　　　 　└────― プロセスコード
　　２次または ３次に付随
　　　　　　　 帳 票　 □□ Ｆ □□□
　　　　　　　　　　　　｜｜｜｜｜└ 副番 （1～9）
　　　　　　　　　　　　│││└┴－ 主番号 （連番：01～99)
　　　　　　　　　　　　││└──― 帳票を表す(Form)
　　　　　　　　　　　　│└───― 関連する規定の番号(１～9)
　　　　　　　　　　　　└────― プロセスコード

　プロセスコード
　　・マネジネントシステム全体（継続的改善のプロセス）： Ｚ
　　・経営者の責任に関するプロセス　　　　　　　　　　　　： Ａ
　　・資源の運用管理プロセス　　　　　　　　　　　　　　　　： Ｂ
　　・製品／サービスの実現プロセス　　　　　　　　　　　　： Ｃ
　　・支援プロセス　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　： Ｄ
　　・環境側面の支援活動のプロセス　　　　 　　　　　　　： Ｅ
　　・測定、分析および改善のプロセス　　　　　　 　　　　： Ｆ