2012.07.25

ISO9001QMS能力実証型審査(監査)

 7月21日(土)日本品質管理学会シンポジュウム「品質マネジメントシステムの監査技法の向上とISO9001の活用」に参加した。
ISO9001、14001に関しては2006年頃ISOの認証を受けた企業から不祥事が多発し、認証審査のやり方に対する疑問や批判が数多く出された。
2008年に経済産業省の指導で認証機関による研究会が出来、2009年にその改善のアクションプランが出された。
その後、2009年のJAB第15回ISO9001公開討論会で「審査を変える~QMS認証の維持向上」をテーマとして「認証登録とは規格要求事項がないということで認証するのものであってはならない。組織にQMS能力がある事を実証するような審査方法に変えること」が提案された。
更に2010年のJAB第16回ISO9001第16回公開討論会では、有効性審査が議題の中心となった。
また、認証機関が受審組織に品質保証能力がある事を証明するには、被審査組織が審査に積極的に参画して、証明する証拠の提示が必要である。具体的には内部監査で確認していることを提示するのが良い方法であるという意見が出されていた。
ここまでの経過は、私のブログ「ISO認証審査の最近の動向」で紹介した。

今回、日本品質管理学会のシンポジウムに参加したのを機会に、その後の経過を以下にまとめてみた。   

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2012.06.10

テレビ会議システムを活用した内部監査員研修

 最近はテレビ会議システムの種類も多くなり、コストも下がってきている。特にweb会議システムはコストパフォーマンスが高いので中小企業にも導入が進んでいる。
航空機・電車・自動車を使わずに意思疎通ができれば企業にとって経費と時間の節約になるし、社会的にも二酸化炭素排出量の削減に貢献することになる。

 話を本題に戻すと、最近、テレビ会議を活用した内部監査員養成研修の問い合わせが多くなってきた。
テレビ会議システムを活用した内部監査員養成の当初の問い合わせには以下のようなものがある。
(1)ISO9001の認証を取得して数年経ったが、認証機関より適合性監査だけでなく有効性監査を行うよう指摘を受けた。本社、工場、営業所など各地に散らばっている内部監査員に対してテレビ会議システムを活用して一緒に研修を行いたい。
(2)認証を取得して数年経ち、内部監査員を追加養成したいが、本社、工場に散らばっている受講者に対してeラーニングとテレビ会議システムを通して内部監査員を養成したい。
(3)ISO9001又はISO14001の認証取得後、数年経ち全国に工場や営業所がそれぞれ独立した認証を受けているシステムを統合したい、全国に工場や営業所があるがテレビ会議システムを活用して内部監査員研修を行い、意識を統一したい。

 弊事務所では、これらのご要望に対して、これまでテレビ会議システムを活用した内部監査員養成研修を3回実施しており、これまでの経験で十分実施できるという確証を得た。
但し、監査は文書・記録を見るだけでなく、監査員の五感を使って行うものである。従って、これからISOを導入しようとする企業様やOHSAS18001の内部監査員では、テレビ会議システムでは、監査における質問の仕方や状況判断の仕方が分からず不向きである。
テレビ会議システムを活用した受講者は、これまで被監査側として監査を受けた経験のある方、及び見習中の監査員の方が対象となる。

 テレビ会議システムを活用した監査員研修のやり方は、受講者はISO該当規格の解釈及び監査技法について、事前にeラーニング又は解説入りテキスト(pdf)により予習をしてきていただきます。
現地研修では、その追加解説及び自社のマネジメントシステムに即した演習問題により理解を深めていただきます。
また、監査技法では監査技法の講義ののち、幾つかの監査チームに分かれて、自社の監査対象部門の目標、実施計画、継続的改善の実績を事前に用意していただき、監査チェックリストの作成と模擬監査を行います。
模擬監査は、同じ会場内の監査チーム同士で行う場合もあれば、テレビ会議システムを通して遠距離間で行う場合もあります。
なお、監査技法の内容はISO19011マネジメント監査の指針2011年版に準拠しています。

監査員の所在地が離れていて困っている企業様は、気軽に声をかけてください。
⇒ 内部監査員養成研修

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2012.03.10

「ISO19011 MS監査のための指針」2011年改定

 3月2日テクノファー大阪でISO19011マネジメントシステム監査のための指針2011年改定版のポイント解説セミナーを受講しました。
講師は日本規格協会 品質マネジメントシステム(以下MSと記載)対応委員でISO19011の改定作業にも携わった福丸典芳先生です。
受講の目的は、これまで弊事務所では数十社の中小企業の皆様を対象に内部監査員養成の出張研修をさせていただいていますが、変更点を今後の研修内容に織り込むためです。
以下、ISO19011の今回の主な改正点の概要を紹介しますので、これまで受講された企業の方は、今後の内部監査への追加事項としてご参照ください。

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2011.10.10

環境ISOの有効性の内部監査 その2

 有効性監査とは、経済産業省「認証制度の信頼性確保のためのガイドライン」では、「規格適合性だけでなく、規格がシステムとして有効に機能しているかどうかを、パフォーマンスが向上しているかどうかで判断する監査」と定義している。
内部監査員は数年間の成果の推移を確認し、成果が上がっていないときは、どこに原因があるかを追跡調査し、改善点をアドバイスする。
先のブログ「環境ISOの有効性の内部監査」では、有効性監査のやり方のついて記載した。しかし、これだけではうまく行かない。

 今まで適合性監査を中心に内部監査を行ってきた会社が、有効性監査に切り替えようとした時に、その前に、これまでのシステム確認し、スステム上の問題点を改善しておく必要がある。

 第1点は観察事項の定義と処置のやり方である。
一般的に観察事項には、次の3つの項目が混在している。
①現状では不適合ではないが、放置しておくと不適合と なる可能性のあるもの
②不適合とは関係ないが、更によい効果をあげるための提案
③特筆すべきよい点で、他部門への水平展開が期待できるもの
有効性監査においては、①項よりも②③の「改善の機会」が数多く出されます。また、その方が内部監査として効果があります。

私が、これまで訪問した会社の過半数は内部監査のシステム上 “観察事項(改善の機会を含む)は指摘するが、その後の処置のフォローはしない” “観察事項も必ず是正処置要求書に記載し、是正処置をとる”の何れかとなっていた。
有効性の内部監査に切り替えるときは、その両方とも障害となる。
前者の場合は、提案事項が処置部門に握りつぶされる可能性があることと、管理責任者が会社全体の継続的改善の問題点が把握できない。被監査部門は、是正処置までは行う必要はないが、マネジメントレビューの前までに、どのような処置をしたか管理責任者に報告するようしくみを変更する必要がある。
 後者の場合は、指摘事項について必ず是正処置を行わねばならないので、改善の提案事項を是正処置要求書に書きづらい。結果的に内部監査員からは改善の提案についての指摘が上がってこない。この場合は、①の観察事項とは別に、②③に対して「改善の機会(改善提案という名称でもよい)」という報告用紙を作って、①の観察事項は「是正処置要求書」、②③の改善提案は「改善の機会」に記載し報告する。「改善の機会」は是正処置を要求するものではないが、どう処置したかを管理責任者に報告するようなしくみに変更する必要がある。

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2010.09.27

内部監査のチェックリスト

 この2年間で約20社の企業様にお伺いし、内部監査員研修のお手伝いをさせていただきました。
訪問した企業様の研修の中で内部監査のチェックリストを見せていただくのですが、大手のお客様でも、規格要求の番号順にチェックしている例がかなりあります。
マネジメントシステム構築初期の段階では、先ず認証を取得すること、不適合をなくすことが主眼ですので、それでも結構ですが、そのまま続けていると重箱の隅をつついている状態となって行き詰ってしまいます。

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2010.06.17

QMSの有効性の内部監査 その2

 5月に「QMSの有効性の内部監査」というブログを書きました。
その後、6月13日に「MSを効果的に審査する」というテーマで開催された第9回IRCA国際フォーラムに参加しました。
IRCA国際フォーラムの開催場所はパシフイコ横浜で参加者は約300名でした。
以下はプログラムの内容です。
・マネジメントシステムの有効性を審査する-認定・認証制度の視点から-
  JAB 認定センター 部長 生駒 雅和 氏
・マネジメントシステムの有効な審査とは-審査人のコンピタンス-
  LRQA ジャパン 特別技術顧問 星野 矩之 氏
・内部監査における有効性-内部監査はどう変わるべきか、課題は何か-
  キヤノン株式会社 品質本部 青木 明彦 氏
・適合性審査、それとも有効性の審査か
 -正しい審査アプローチを選択し、マネジメント情報として最大の価値を提供するにはどうすればよいか-
  Capable people 代表取締役 Mr. Shaun Sayers
・審査活動への警鐘
 -単なる 適合性の確認はもはや容認できない。審査員はプロセスアプローチを用いるべきである-
 Business Standards Architects, Inc 社長 Mr. Paul Palmes

 フーラムの議論の大筋は私の先に書いたブログ「ISO認証審査の最近の動向」「有効性監査ができる内部監査員を養成する」「QMSの有効性の内部監査」とほぼ同じでしたが、今回、新たに紹介のあったことや気づいたことについて紹介します。

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2010.05.19

QMSの有効性の内部監査

 昨年9月に“「有効性監査」ができる内部監査員を養成する”というブログを書きました。
お陰さまで、その後有効性監査に関する内部監査員教育を10社程度お手伝いさせていただきました。
ここでは、“品質マネジメントシステムの有効性“と言う点に絞って、その後感じたことを付け加えさせていただきます。

1.QMSの有効性とは
 QMSの有効性については、IAF審査実施グループ(APG)が、冒頭APG002の論考の中で取り上げています。
しかし、JABのAPG審査の最適実施要領の翻訳には、パワーポイント資料であることを理由に翻訳されていません。
Tmn_model 色々探してみるとIRCAの翻訳集APG002の中にある。
これを読んでいただくと、ISO9001のQMSモデルは、マルコム・ボールドリッチ賞を始めとしたナショナル・ビジネス・エクセレント・モデルをベースとし、「リーダーシップ」のカテゴリーを「経営者の責任」と「資源の運用管理」に分けたものであることが分かります。

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2010.04.03

ISO認証審査の最近の動向

 先月、某中堅認証機関より金沢でコンサルタント向け無料セミナーを開催するという案内をいただきました。内容は認証審査の最近の動向と、その認証機関の戦略、新分野への取組である。
折角なので参加させていただきました。
認証機関の戦略、新分野への取組は認証機関の企業秘密でもあるので紹介できませんが、前段の認証審査の最近の動向と言う点は一般的な話なので紹介します。

 ISO9001の認証件数は2006年をピークに減少傾向にある。中でも全体の40%を占める建設業が30%位減少しており、この減少が全体を10%押し下げている。
また、費用は安いが審査品質が伴わない認証機関の増加、認証取得企業の相次ぐ不祥事でISO認証制度が崩壊の危機に立っている。
このようなことから経済産業省の指導もあって、2009年8月にJABとJIPDECは「マネジメントシステム規格認証制度の信頼性確保に向けたアクションプラン」を作成し公表したが、今年に入って、このアクションプランに従って、以下の基準等があい続いて発行され、これまで見逃されていた認証機関の問題行動が規制されることになりつつある。
・MS認証機関の基本情報公開
・JAB MS501-2010「故意に虚偽説明を行っていた事実が判明した認証組織に対する認証機関による処置」
・JAB MS502-2010「認証範囲及びその表記に関する基本的な考え方」
今後の課題は、JABに加盟しておらず、IAFに加盟した本国の監視からも逃れた小規模認証機関の存在であるということでした。
 また、認証審査の質も問題になっている。2009年12月に「2009年度 JAB環境ISO大会」、2010年3月に「第16回 JAB/ISO 9001公開討論会」が開催されているが、これらの討論会のテーマは認証審査の質に関して、以上の背景に基づいて設定された内容である。
以下、認証審査の質に関して、私自身の解釈を入れて、以前に小職が書いたブログを引用しながら紹介します。

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2009.08.10

環境ISOの有効性の内部監査

 先のブログ「有効性監査ができる内部監査員を養成する」では主としてISO9001品質マネジメントシステムの内部監査で有効性監査を行うにはどうすればよいかを述べました。
しかし、環境マネジメントシステム(EMS)については触れていませんので、EMSの有効性監査について考えてみたいと思います。
 
ISO14001には、規格本文の中にはISO9001のように「マネジメントシステムの有効性を継続的に改善する」という表現はありません。

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2009.07.04

「有効性監査」ができる内部監査員を養成する

 ここ3ヶ月の間に、4社でISO9001:2008内部監査員養成研修”有効性監査”の手法習得のお手伝いをさせていただきました。
今月中に、もう1社依頼を受けているので5社になります。

これまではISO9001の内部監査員よりもISO14001の内部監査員養成研修の依頼が多かったが、ここへきてISO9001内部監査員養成の依頼が集中しているのはISO9001:2008改訂の影響のようです。

依頼をいただいたキッカケは、どの企業様も認証機関より「貴社の内部監査は監査のチェック項目が、定文化しており有効に行われているとは思えない。適合性監査から有効性監査に内部監査の観点を改善するよう検討しなさい 」との指摘を受けていることのようでした(新規認取得の場合を除く)。
認証機関が本当にそのようなことを言うのだろうか? 「良い指摘をする認証機関ですね、どこの認証機関ですか?」と尋ねてみると、J△A、JA△O、JS△とそれぞれ違った認証機関の名前が出てきた。
これは、これはどうも2008年版改訂の際に重要課題となった"Output Matters"の問題に関連して認証機関側が一斉に対応しているようですね。それと、ISO19011「マネジメントシステム監査の指針」で、内部監査プログラムのレビューと継続的改善を要求していることにも原因があるかもしれません。

ここでは、”適合性監査””有効性監査””付加価値監査”の違いと、内部監査における有効性監査の概要について紹介します。

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